jueves, 1 de diciembre de 2011
LANZAMIENTO ABONO ORGANICO
DIAS PASADOS LA EMPRESA REALIZO EL LANZAMIENTO DEL PRODUCTO DEL ABONO, ORGANIZANDO UN ESTAND EN LA PLAZA DE FERIAS DEL MUNICIPIO DE PACHO DONDE DIO A CONOCER EL PRODUCTO A LA COMUNIDAD OBSEQUIANDO MUESTRAS DEL ABONO Y DANDO UNA EXPLICACION SOBRE EL PROCESO DE COMPOSTAJE DESDE LA SEPARACION EN LAS VIVIENDAS HASTA OBTENER EL PRODUCTO FINAL.
PLANTA DE COMPOSTAJE
CONTAMOS CON UNA PLANTA DE COMPOSTAJE UBICADA EN LA VEREDA MONTEVERDE EN LA CUAL SE HACE EL PROCESO A LOS TODOS LOS RESIDUOS ORGANICOS GENERADOS POR LA POBLACION URBANA DEL MUNICIPIO DE PACHO.
ES UN PROCESO DEBIDAMENTE EFECTUADO EL CUAL NOS DA COMO RESULTADO ABONO DE EXCELENTE CALIDAD PARA LOS CULTIVOS EL CUAL HA SIDO YA CERTIFICADO.
ESTE PROCESO IMPLICA UNA ALTA DEDICACION PUESTO QUE ES UNA CADENA DE PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN SEGUIR, EMPEZANDO POR LA RECOLECCION CASA A CASA DE LOS RESIDUOS, TRANSPORTE HASTA LA PLANTA DE COMPOSTAJE, CLASIFICACION Y SELECCION DE MATERIALES NO APTOS PARA EL PROCESO, PASO POR LA BANDA TRITURADORA, TRANSPORTE A LAS PILAS, APLICACION DE MICROORGANISMOS QUE FACILITAN EL PROCESO, VOLTEO DE PILAS, Y POR ULTIMO CERNIDO DEL PRODUCTO CUANDO ESTE TOTALMENTE APTO PARA APLICAR A LAS DIFERENTES FUNCIONES QUE SE LE PUEDEN DAR.
ES UN PROCESO DEBIDAMENTE EFECTUADO EL CUAL NOS DA COMO RESULTADO ABONO DE EXCELENTE CALIDAD PARA LOS CULTIVOS EL CUAL HA SIDO YA CERTIFICADO.
ESTE PROCESO IMPLICA UNA ALTA DEDICACION PUESTO QUE ES UNA CADENA DE PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN SEGUIR, EMPEZANDO POR LA RECOLECCION CASA A CASA DE LOS RESIDUOS, TRANSPORTE HASTA LA PLANTA DE COMPOSTAJE, CLASIFICACION Y SELECCION DE MATERIALES NO APTOS PARA EL PROCESO, PASO POR LA BANDA TRITURADORA, TRANSPORTE A LAS PILAS, APLICACION DE MICROORGANISMOS QUE FACILITAN EL PROCESO, VOLTEO DE PILAS, Y POR ULTIMO CERNIDO DEL PRODUCTO CUANDO ESTE TOTALMENTE APTO PARA APLICAR A LAS DIFERENTES FUNCIONES QUE SE LE PUEDEN DAR.
PERSONAL ALTAMENTE CALIFICADO
CUENTA CON UN EXCELANTE PERSONAL CAPACITADO EN TODAS LAS LABORES PARA PRESTAR UN ADECUADO SERVICIO.
MISION Y VISION DE LA EMPRESA
EMPRESA DE SRVICIOS PUBLICOS S.A E.S.P PACHO CUNDINAMARCA
NIT. 832006409-4
MISION
LA EMPRESA DE SERVICOS PUBLICOS DE PACHO S.A E.S.P DEBE SER UNA ENTIDAD PLENAMENTE EFICIENTE, ENTREGANDO A LOS USUARIOS SERVICIOS DE ALTA CALIDAD, SIENDO FACTOR DE CREDIBILIDAD PARA LOS USUARIOS Y A LA VEZ, GENERANDO RENTABILIDAD, RESPETANDO LOS PRINCIPIOS NORMATIVOS, SOCIALES Y MORALES EN ARAS DE LOGRAR UN MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO DE PACHO
VISION
SOMOS UNA EMPRESA SOCIEDAD POR ACCIONES QUE OFRECE MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE VIDA DE LOS HABITANTES DE LA ZONA URBANA Y SUBURBANA DEL MUNICIPIO DE PACHO, GARANTIZANDO LA CORRECTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO, CON ÉNFASIS EN EL EXCELENTE DESEMPEÑO DEL TALENTO HUMANO.
NIT. 832006409-4
MISION
LA EMPRESA DE SERVICOS PUBLICOS DE PACHO S.A E.S.P DEBE SER UNA ENTIDAD PLENAMENTE EFICIENTE, ENTREGANDO A LOS USUARIOS SERVICIOS DE ALTA CALIDAD, SIENDO FACTOR DE CREDIBILIDAD PARA LOS USUARIOS Y A LA VEZ, GENERANDO RENTABILIDAD, RESPETANDO LOS PRINCIPIOS NORMATIVOS, SOCIALES Y MORALES EN ARAS DE LOGRAR UN MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO DE PACHO
VISION
SOMOS UNA EMPRESA SOCIEDAD POR ACCIONES QUE OFRECE MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE VIDA DE LOS HABITANTES DE LA ZONA URBANA Y SUBURBANA DEL MUNICIPIO DE PACHO, GARANTIZANDO LA CORRECTA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO, CON ÉNFASIS EN EL EXCELENTE DESEMPEÑO DEL TALENTO HUMANO.
miércoles, 30 de noviembre de 2011
ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO
ACUEDUCTO
PRESTAR EL SERVICIO EFECTIVAMENTE CON UNA CONTINUIDAD DE 24 HORAS.
PRESTAR EL SERVICIO EFECTIVAMENTE CON UNA CONTINUIDAD DE 24 HORAS.
PRESTACION DE SERVICIO
LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO PRESTA LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO EN EL PERIMETRO URBANO DEL MUNICIPIO DE PACHO.
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO E.S.P PACHO
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPIO DE PACHO ESP SA
DIAGNOSTICO ESTADO DE CONTROL INTERNO,
LEY 1474 DE 2011
CONTROL INTERNO
PACHO, NOVIEMBRE 10 DE 2011
INTRODUCCION
EL INFORME PORMENERIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO, SEGUN LEY 1474 DE 2011, PERMITE CONOCER EL ESTADO DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD Y LAS PRINCIPALES DIFICULTADES QUE SE HAN TENIDO EN SU IMPLEMENTACION.
CONTROL INTERNO
Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, según lo establecido en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen:
De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes:
Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de Control al Cumplimiento de la función administrativa de la Entidad Pública los siguientes:
a) Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable.
b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de autorregulación.
c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.
Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de Control Estratégico de la Entidad Pública los siguientes:
a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Entidad sobre la importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.
b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.
c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la Entidad Pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.
Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de Control de Ejecución de la Entidad Pública los siguientes:
a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.
b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.
c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad.
d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la Entidad Pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.
Objetivos de Control de Evaluación. Constituyen objetivos de Control de Evaluación de la Entidad Pública los siguientes:
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.
b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno.
c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno, auditorías internas o quien haga sus veces sobre la Entidad Pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.
d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.
e) Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad.
Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información de la Entidad los siguientes:
a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.
b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los Órganos de Control externo.
c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad.
d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de Rendición de Cuentas Públicas.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La Alta Dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad.
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continúo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece la Resolución 1599 del 20 de Mayo de 2005, el Representante Legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad competente para ello, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.
RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la auto evaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.
FUNCIONALIDAD DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
FUNCIÓN DE AUDITORIA INTERNA. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicas son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento, Soporte Organizacional, Gestión y Resultados.
COMPROMISOS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS
Los Servidores Públicos de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, trabajando para obtener la excelencia en la prestación del servicio a la comunidad, conscientes de las necesidades existentes para forjar un futuro lleno de cambios positivos en torno a la vivencia de principios y valores, nos comprometemos a:
1. Conocer y asumir la misión, visión, objetivos, metas, programas, normas y métodos de trabajo de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, para alcanzar la eficiencia, oportunidad y calidad en la prestación de nuestros servicios
2. Amar y respetar nuestro trabajo y la institución a la cual pertenecemos, ofreciendo de manera desinteresada un excelente servicio, sin utilizar el nombre o el cargo asignado en beneficio propio, sin esperar ningún tipo de compensación directa o indirecta como dádivas, regalos, agasajos, favores o cualquier otra clase de bienes.
3. Denunciar las irregularidades y/o situaciones que contradigan el deber adquirido como Servidores Públicos, las Leyes, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Estatutos, Reglamentos, Manuales y demás documentos gubernamentales.
4. Sentirnos plenamente identificados con La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP para cumplir fiel y responsablemente cada una de nuestras funciones y compromisos adquiridos, actitud que evitará el retraso de actividades y labores individuales y colectivas, la competitividad, rivalidad y el afán de protagonismo.
5. Engrandecer día a día el nombre e imagen de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, demostrando que nuestro sentir y actuar están guiados por un verdadero sentido de compromiso, pertenencia, respeto, lealtad, buena fe, agradecimiento, lo cual se reflejará en la eficiente y oportuna solución a inquietudes, necesidades y problemas presentados por nuestros clientes.
6. Dedicarnos por entero a la consolidación de una Administración Pública efectiva y democrática con fundamento en el principio del servidor público, con el derecho ciudadano no como gratuidad.
7. Prestar un servicio digno que permita satisfacer las necesidades y expectativas permanentes de los usuarios tanto internos como externos, actuando con eficiencia, eficacia, y efectividad en las tareas encomendadas, entregando lo mejor de nosotros mismos haciendo el bien desde el inicio de nuestras actividades y funciones a tal punto que se viva y refleje un clima cordial, sencillo, transparente y de mutuo respeto.
8. Reconocer, respetar y defender la dignidad, igualdad y libertad personal, adoptando actitudes, acciones y palabras de apertura y escucha hacia el otro, promoviendo un idioma común, claro y real, valorando la labor diaria de cada uno de nuestros compañeros y esforzándonos para que nuestro desempeño vaya más allá de una estricta responsabilidad.
9. Fomentar y realizar un verdadero trabajo en equipo propiciando una comunicación real y un clima de trabajo y convivencia agradable, que permita intercambiar sugerencias, ideas, propuestas y experiencias enmarcadas en el respeto, con vista a una mayor eficacia en el trabajo que se lleva a cabo por ideales comunes.
10. Actuar con amabilidad, respeto y comprensión frente a los niños, los ancianos y las personas desvalidas o minusválidas, respondiendo a sus inquietudes eficientemente por medio de un trato digno y caluroso.
11. Promover la lealtad de tal manera que nos sintamos incapaces de traicionar a alguien o algo dentro o fuera de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, interponiendo siempre la verdad con el fin de formarnos diariamente bajo la cultura de los valores.
12. Orientar los esfuerzos hacia la consecución del bienestar institucional y de la comunidad, contando con la elaboración de estrategias viables y reales enmarcadas en un sentido responsable y ético.
13. Entregar en el momento exacto y en el lugar indicado los informes, documentos o cualquier otro tipo de información generada por la institución evitando contratiempos o entregas extemporáneas que traigan cualquier consecuencia al municipio, viéndose así afectada la comunidad.
14. Acudir puntualmente a cada uno de nuestros compromisos, teniendo en cuenta que debemos respetar y hacer respetar el tiempo de los demás, aprovechando al máximo cada instante ya que ellos enmarcan el destino histórico personal y comunitario.
15. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario del trabajo al desempeño de las funciones que me han sido asignadas, sin destinarlo a gestiones de carácter personal.
16. Convivir en armonía conservando la unidad en la diversidad y la multiplicidad de la individualidad por medio del autocontrol, la comprensión y la autonomía, promoviendo la ayuda mutua y creando un clima de confianza motivados por el esfuerzo conjunto frente a las situaciones que se presenten.
17. Responder por cada uno de nuestros actos teniendo la capacidad de reflexionar sobre lo que hacemos o decimos para afrontar y/o asumir dignamente las consecuencias de ellos y corregir los errores presentados.
18. Asumir una actitud pedagógica hacia el ciudadano, en lo que respecta a sus derechos frente a la sociedad, al Estado y al servicio público.
19. Desarrollar las aptitudes exigidas por el cargo y las actitudes de innovación y respeto por las personas, con miras al mejoramiento de la calidad del servicio público.
20. Respetar la propiedad intelectual y privada, la expresión o ideas de cada persona, poniendo especial cuidado en el deseo de superación personal, la preparación, confianza y cooperación brindada por los funcionarios.
21. Brindar información objetiva, correcta y oportuna a fin de evitar omisiones, negaciones y retrasos en los trámites presentes y dar una solución efectiva a las solicitudes, inquietudes y preguntas de los usuarios a fin de evitar el engaño, la desinformación y una errada toma de decisiones.
22. Buscar continuamente el bienestar de la comunidad trabajando bajo la perspectiva de la dignidad, teniendo en cuenta que el resultado de nuestras actuaciones repercute directa o indirectamente en ella.
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO GENERAL
Garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP a través de la prevención y administración de los riesgos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Brindar una herramienta que facilite a la Empresa una adecuada administración y manejo de sus riesgos.
Proteger los recursos de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP.
Hacer participes a todos los funcionarios en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir los riesgos en la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP.
Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones.
IMPLEMENTACIÓN DE LA POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO S.A. ESP
MANEJO DEL RIESGO
La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP debe dar cumplimiento a su misión, a través de los objetivos institucionales, trazados a corto, mediano y largo plazo; el cumplimiento de dichos objetivos se puede ver afectado por la presencia de situaciones riesgosas, ocasionados por factores tanto internos como externos, razón por la cual se hace necesario contar con acciones tendientes a administrar dichas situaciones.
Teniendo en cuenta los objetivos específicos de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP como son:
• Potabilizar el agua que consumen los usuarios del servicio
• Transportar las aguas residuales por la red Alcantarillado
• Implementar un programa de aprovechamiento de residuos sólidos dentro del Municipio.
• Alcanzar la eficiencia administrativa, incrementando los índices de productividad, eficiencia y rentabilidad.
• Recuperación cartera
• Promover y fortalecer la prestación de los servicios optimizando su calidad.
• Elaborar la viabilidad financiera de la ESP de acuerdo a los parámetros establecidos por la CRA.
En el mapa de riesgos se deben identificar el nombre del riesgo, el tipo de riesgo, la descripción, los elementos o factores causantes, las áreas procesos o personas afectadas, las consecuencias, la probabilidad de ocurrencia, el impacto, el nivel de exposición y las medidas de control, que permiten verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
Las siguientes son las etapas del control y manejo de riesgos:
• Identificación de riesgos
• Análisis de impacto y probabilidad
• Priorización de los riesgos.
• Acciones para el manejo del riesgo.
• Plan de Manejo de Riesgos
• Elaboración del Mapa de Riesgos
• Concienciar a todo el personal
• Evaluar y efectuar seguimiento
• Establecer políticas de manejo de riesgos
CONTROL DE RIESGOS
Control son todas las medidas que se establecen para prevenir los riesgos y minimizar su impacto, el control y la seguridad es responsabilidad de toda organización.
Los controles se diseñan para; evitar, controlar, reducir, dispersar, transferir o asumir los riesgos.
FACTORES CRITICOS DE ÉXITO PARA LA IMPLEMENTACION DEL MAPA DE RIESGOS
• Lograr el compromiso y prioridad por parte de la administración.
• Asegurar la participación de todas las áreas relacionadas con los procesos
• Conformar el equipo de facilitadores
• Identificar previamente los flujo gramas de los procesos
• Retroalimentar permanentemente a la administración.
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PACHO CUND.S.A. E.S.P.
FORMATO 1: CONTÉXTO ESTRATÉGICO
FECHA: Diciembre de 2010
PROCESOS: TODOS LOS PROCESOS
FACTORES INTERNOS DEBILIDADES FORTALEZAS
1. Factores estratégicos Apropiación y aplicabilidad del Sistema de Control Interno. Adecuada Estructura Organizacional para la toma de decisiones.
Capacidad de Definición de Planes Estratégicos y Operativos. Orientación de la entidad al cumplimiento de sus funciones y objetivos.
2. Factores Tecnológicos Los equipos de computo presentan fallas Compromiso para acceder nuevas tecnologías.
3. Factores humanos No se logra dar cumplimiento a todas las actividades programadas y falta compromiso de algunos funcionarios Nivel de pertenencia de los funcionarios con la Empresa.
4. Factor Financiero Falta de recursos Recuperación de Cartera
Infraestructura no adecuada Instalaciones propias de la ESP Pacho
FACTORES EXTERNOS AMENAZAS OPORTUNIDADES
1. Factores Económicos Inflación y tendencias a la inflación Incrementos saláriales de aplicación general
Impuestos y Gravámenes. Gestionar recursos
2. Factores Políticos Modificaciones legales a las fuentes de ingresos de la entidad. Estructura de gastos de la entidad
Nueva normatividad que afecte los objetivos de la entidad Gestionar recursos
3. Factores Sociales Porcentaje de usuarios servicio acueducto, alcantarillado y aseo que representa insatisfacción en la prestación del servicio Analizar el concepto en la prestación de servicios que representa insatisfacción y disminuirlo.
4. Factores de Control y Seguridad Perdida de información y daño de los equipos por cortes de energía Instalaciones de equipos tecnológicos para protección
Fallas en la prestación en el servicio de Acueducto Establecer un Plan de Contingencia para controlar emergencias
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PACHO CUND.S.A. E.S.P.
FORMATO 5: MAPA DE RIESGOS
FECHA: Diciembre 2010
PROCESOS: TODOS LOS PROCESOS
PROCESO - OBJETIVO N°. RIESGO CALIFICACIÓN EVALUACIÓN RIESGO CONTROLES EXISTENTES VALORACIÓN DEL RIESGO OPCIONES DE MANEJO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
PROBABILIDAD IMPACTO CALIFICACIÓN
1. PLANIFICACIÓN Y REVISIÓN GERENCIAL
Adoptar Herramientas de Gestión que Permita a cada área de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles, para la concesión de sus metas y el cumplimiento de su Misión. 1 Que no se logre dar cumplimiento adecuado a los planteamientos y objetivos trazados en plan de acción 2 10 20 Zona de riesgo moderado Existe un Plan de Acción Anual 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Control y seguimiento al Plan Gerente ANUAL • PLANES EJECUTADOS/PLANES PROPUESTOS.
TOTAL RECURSOS EJECUTADOS PARA INVERSION /TOTAL RECURSOS ASIGNADOS PARA INVERSION
2. PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS. Establecer la actuación relacionada con la recepción, revisión, informe, estudio y atención de las peticiones, quejas y reclamos por servicios públicos domiciliarios 2 Acción legal contra la Empresa por vencimiento de términos para dar contestación 1 20 20 Zona de riesgo moderado Se deben observar los términos y plazos para su resolución oportuna. 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Dar cumplimiento al Plan de Comunicaciones y formatos establecidos para el PQR Secretaria ANUAL NUMERO DE QUEJAS A FAVOR DE LA EMPRESA/NUMERO TOTAL DE QUEJAS NUMERO DE RECLAMOS/NUMERO DE SUSCRIPTORES ACTIVOS A.A.A
3. ACUEDUCTO , ALCANTARILLADO Y ASEO. Brindar a la comunidad del Municipio de Pacho, la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en forma continua y eficiente. 3 • Que algunos usuarios no cancelan la factura. 3 10 30 Zona de riesgo importante Se realizar los controles de los usuarios morosos con el correspondiente listado para la respectiva suspensión del servicio. • Revisión adecuada de inconsistencias en el momento de imprimir la facturación. 2 - 10 Zona de Riesgo Moderado Reducir, Evitar y Compartir Dar cumplimiento a la Ley 142 Gerente, Secretaria ANUAL *valor recaudado/valor facturado *100. *valor recaudo total//valor facturado total
Garantizar a la comunidad la calidad, cantidad y presión en forma permanente durante las 24 horas. 4 Suspensión servicio agua y afectación a la salud de la población 1 20 20 Zona de riesgo moderado Se verifica que cada proceso de tratamiento y distribución se haga óptimamente 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Dar correcta aplicación al Decreto 1575 de 2007 y Resolución 2115 de 2007 Gerente y Operarios ANUAL TOTAL AGUA CAPTADA/TOTAL AGUA SUMINISTRADA*100
Limpieza y mantenimiento de sumideros para no generar impacto ambiental 5 Contaminación 1 20 20 Zona de riesgo moderado Mantenimiento preventivo y Limpieza de sumideros 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Dar cumplimiento a la Ley 142 de Julio 11 de 1994 y Resolución CRA 287 de 2004. Gerente y Operarios ANUAL TOTAL SUMIDEROS/NUMERO DE SUMIDEROS EN MANTENIMIENTO*100
Programar y llevar a cabo la disposición final de los residuos sólidos 6 Impacto ambiental 2 10 20 Zona de riesgo moderado Recolección los días establecidos por las rutas. Procedimiento adecuado. Llevar el vehículo oportunamente al taller para determinar las fallas eléctricas o mecánicas. 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Cumplir con el cronograma de rutas establecidas para recolección de residuos sólidos y LEY 142 DE Julio 11 de 1994 y Resolución CRA 251 y 252 de 2007 Gerente y Operarios ANUAL PROGRAMACION DE RUTAS/RUTAS REALIZADAS*100
4. TESORERÍA Y CONTABILIDAD. Planear, controlar y ejecutar de manea efectiva y transparente los recursos destinados para el desarrollo de los procesos y actividades de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho. 7 Registros de información contable y presupuestal desactualizada para cuentas y contratación. Demora en la entrega de documentos soportes para la elaboración de los estados financieros en el sistema. Demora en la entrega de la información incompleta o no fiable o erradas de presupuesto y contabilidad
2 10 20 Zona de riesgo moderado Registrar la información en los software de presupuesto, tesorería y contabilidad respetando las fechas y términos, cumplimiento de términos y fechas para informes y contratación, con los respectivos soportes 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Cumplimiento, Ley 617 de 2000 , Ley 715 de 2001 , Decreto 568 de 1996, Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Gerente y Secretaria ANUAL * ACTIVO CORRIENTE/ PASIVO CORRIENTE *ACTIVO TOTAL X 100/PASIVO TOTAL
5, DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Y RECURSOS FÍSICOS. Asegurar que los recursos físicos y tecnológicos de la entidad, se encuentren en óptimas condiciones para el desarrollo de los procesos y actividades y garantizar que la comunicación e información se gestionen de la mejor manera. 8 Pérdida de información importante que puede causar traumatismo en la entidad 2 10 20 Zona de riesgo moderado Llevar las Planillas de correspondencia enviada, recibida e interna con número, fecha y hora, clasificar y archivar de acuerdo a las tablas de retención documental 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir TOMAR LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO, TANTO DE ARCHIVO, COMUNICACIONES E INVENTARIO QUE PERMITAN EL BUEN DESARROLLO DEL PROCESO Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY 594 DE 2000 Gerente , Secretaria y Contratista ANUAL -Total Correspondencia Tramitada/total correspondencia recibida x 100. - Total documentos archivados/total documentos por archivar*100. - Numero de inventarios realizados/número total de inventarios programados*100
Sugerir medidas para la adecuada organización de los archivos de Gestión en las distintas oficinas de la EMPRESA, para garantizar su correcta clasificación y conservación 9 Generar descoordinación y atraso en el desarrollo de las actividades 2 10 20 Zona de riesgo moderado Llevar un registro de permisos por Funcionario para seguimiento y cumplimiento 2 - 10 Zona de Riesgo Moderado Reducir, Evitar y Compartir Dar correcta aplicación al Formato de solicitud de permiso, debidamente diligenciado en original y copia por el funcionario que está solicitando el permiso, verificando el registro de permisos y correcta aplicación a la base legal • Decreto Ley 1333 de 1968, • Decreto Ley 2400 de 1968, Art. 21 y • Decreto Reglamentario 1950 de 1973, Art. 74 Todos los Funcionarios ANUAL TOTAL PERMISOS SOLICITADOS/ TOTAL PERMISOS CONCEDIDOS
6. GESTIÓN TALENTO HUMANO. Fortalecer el desarrollo del talento humano en la Empresa de Servicios Públicos de Pacho S.A. ESP, manteniendo un selecto grupo de colaboradores con alto sentido de pertenencia, dispuestos a trabajar en equipo para garantizar la excelente prestación de los servicios. 10 Perdida de documentos, Deterioro físico de las unidades documentales e Inadecuada clasificación y archivo de documentos 2 10 20 Zona de riesgo moderado Archivar oportunamente la documentación, Llevar formato de préstamo de documentación, Contar con los elementos adecuados, tener debidamente foliada la documentación de acuerdo a su clasificación, adecuado archivo de los documentos y condiciones ambientales adecuadas del deposito de archivo 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Administración de los documentos para un fácil, exacto y oportuno suministro de la información y clasificación y organización de los documentos de acuerdo a la normatividad vigente, Ley General de Archivo y Ley 594 de 2000 Gerente, Secretarias ANUAL TOTAL DOCUMENTACION ARCHIVADA/TOTAL DOCUMENTACION POR ARCHIVAR
7, CONTROL INTERNO. Valorar en forma permanente la efectividad, del control interno de la entidad pública, eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos de la Empresa de Servicios Públicos de Pacho. 11 Que no se haga Auditoria a los procesos de la ESP PACHO 2 20 40 Zona de riesgo importante SE ESTABLECIO UN PLAN O PROGRAMAS DE AUDITORIAS INTERNAS, PARA PREPARAR RECOMENDACIONES Y PLAN DE MEJORAMIENTO DE ACUERDO A LOS HALLAZGOS DE LAS AUDITORIAS 2 - 10 Zona de Riesgo Moderado Reducir, Evitar y Compartir DAR CUMPLIMIENTOS A LA NORMATIVIDAD LEGAL Y VIGENTE, LEY 87 DE 1993 /DECRETO 1826 DE 1994/ DECRETO 1537 DE 2001 DECRETO 1599 DE 2005 GERENTE, JEFE O ENCARGADO DE CONTROL INTERNO, O CONTRATISTA ANUAL AUDITORIAS EJECUTADAS/AUDITORIAS PROGRAMADAS
Jefe de Control Interno (e) Miryam Consuelo Niño Castañeda Período evaluado: 01/01/2011-31/10/2011
Fecha de elaboración: Noviembre 9 de 2011
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
•
Aunque los elementos del Control Estratégico se han socializado e implementado y se evidencia la elaboración y adopción de los productos necesarios para su funcionalidad, la construcción participativa por parte de los servidores públicos es deficiente. Todos los elementos están establecidos y se han identificado todos los riesgos de los procesos, pero no se han mitigado en su totalidad, se mantiene el control y evalúan pero el riesgo no desaparece, se deben implementar acciones preventivas y correctivas identificando nuevos riesgos. Otra dificultad es la falta personal de apoyo.
Avances
AMBIENTE DE CONTROL
• Se encuentran los documentos con los principios y valores de la entidad
- Manual de Funciones y Competencias Laborales
- Plan Institucional de Formación y Capacitación
- Programa de Inducción realizado a los servidores vinculados a la entidad
- Programa de Re inducción realizado en respuesta a cambios organizacionales técnicos o normativos
- Programa de Bienestar
- Plan de Incentivos
- Sistema de Evaluación de Desempeño
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
- Plan Estratégico, Misión y Visión Institucional, Objetivos, Plan de Acción
- Modelo de Operación por Procesos, Mapa de Procesos
- Estructura organizacional de la entidad que facilita la gestión de los procesos
ADMINISTRACION DE RIESGOS
-Identificación de los factores internos y externos de riesgo
- Riesgos identificados por procesos que pueden afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad
- Análisis y Evaluación del riesgo frente a los procesos
- Identificación, Evaluación y Determinación de Controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto de los riesgos analizados
- Mapa de Riesgos por Procesos
- Definición y Divulgación de las políticas para el manejo de Riesgos
Los anteriores elementos del Subsistema del Control Estratégico se encuentran adoptados con su respectivo acto administrativo y su socialización.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Los elementos del Subsistema de Control de Gestión se han socializado, todos los procesos se han implementado, aunque existe el conocimiento de la operación individual, se debe fomentar el autocontrol y la autorregulación. En cuanto a las tablas de Retención Documental, se encuentran adoptadas, pero hay que modificarlas toda vez que no son coherentes con algunos procedimientos adoptados por la Empresa. Otra dificultad es la falta personal de apoyo.
Avances
• ACTIVIDADES DE CONTROL
-Políticas y Divulgación Políticas de Operación
- Manual de Procesos y Procedimientos
- Indicadores y Controles correctivos para los procesos
- Manual de Operaciones
• INFORMACION
-Se han establecido Mecanismos para la recepción de Peticiones, Quejas y Reclamos (Programa para atender las PQR), Buzón de Sugerencias.
-Tablas de Retención Documental de acuerdo a lo previsto en la LEY 594 de 2000
- Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos, sistematizados y de fácil acceso
-Manejo organizado y sistematizado de la correspondencia
-Medios tecnológicos y electrónicos, para atención a peticiones y quejas y reclamos
- Existe el documento de la Política de Comunicación Organizacional
- Medios de Comunicación entre la entidad , cliente, grupos de interés y organismos
- Publicación a través de medios electrónicos (Pagina WEB) Gobierno en Línea
Los anteriores elementos del Subsistema de Control de Gestión, se encuentran adoptados con su respectivo acto administrativo y su socialización.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
• A pesar de la socialización a los servidores públicos a cerca de la auditoría a los procesos y de generar cultura de autocontrol, no se está cumpliendo, algunos funcionarios responsables de los procesos, crean resistencia, aludiendo que la auditoria es para el servidor, más no para los procesos y finalmente para el mejoramiento continuo, donde la evidencia de los hallazgos permita hacer recomendaciones y generar cumplimiento a los objetivos misionales de la Entidad. Falta personal de apoyo.
Avances
• Se realizan actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación.
-Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
-Procedimiento de Auditoría Interna
-Programa de Auditorias
-Plan de Mejoramiento por Procesos
-Plan de Mejoramiento individual
Estado general del Sistema de Control Interno
Para el 2010, el estado del Sistema de Control Interno se encontraba de la siguiente manera:
• Existe la funcionalidad del Sistema de Control Interno, determinando el grado de confiabilidad que merece la administración de la Empresa de Servicios en el ejercicio directo del control sobre recursos humanos, materiales, y financieros.
• Existen manuales, implementados y aplicados.
• Existe el Comité de Control Interno y su funcionamiento (incluye lineamientos frente a riesgos y tratamiento a estos)
Funcionalidad del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno en la Empresa de Servicios se encuentra reglamentado mediante Acuerdos, y Resoluciones, dando cumplimiento a los lineamientos establecidos para el MECI.
Resolución 003 del 02 de enero del 2002, por el cual se adopta el Sistema de Control Interno, en cabeza del Gerente de la Empresa, a su vez se adopta el manual de funciones, el manual de procedimientos y el reglamento interno de trabajo de la Empresa de Servicios públicos.
Resolución 37 del 31 de Diciembre del 2008, se designa un Representante para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Para garantizar la operacionalización de las acciones al desarrollo, implementación y mejoramiento continúo del SCI; operando bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de CI.
Resolución 38 del 31 de diciembre de 2008 por el cual se modifica la Resolución 003 del 02 de enero del 2002, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar Control Interno MECI y su estructura según lo establecido en la normatividad.
Se evalúan procedimientos para obtener la calidad, eficiencia y eficacia del control interno y lograr avance en los objetivos, indicadores y metas, propuestas por la Empresa.
Existen cinco (5) actas del Comité de Control Interno de fechas 13 de enero, 16 de febrero, 9 de marzo, 14 de abril, 27 de septiembre de la vigencia 2011 en donde se establece socialización de la estructura y manual de operaciones, del mapa de riesgos, y entrega de folletos MECI, seguimiento riesgos de los procesos.
Estas actas se encuentran firmadas por los miembros del comité y los funcionarios, denotando que se ha dado cumplimiento con su participación en el Comité de Control Interno.
En cuanto a las auditorias de seguimiento interno se establece Acta de aprobación del Plan de Auditorias 2011, por el comité de la Coordinación de Control Interno estableciendo objetivos, metodología y herramientas que se utilizaran en su ejecución.
Existen soportes de los Informes de (9) visitas a las diferentes dependencias, por procesos y/o subprocesos tales como: Facturación y Recaudo de servicios Públicos, Petición Quejas y Reclamos, Contratación, Conciliación Bancaria, Liquidación de Aportes y Nomina de Funcionarios, Fontanería, Tratamiento, Copia de Seguridad.
• Se evidencia el procedimiento de los procesos presentados dentro del proceso auditor en las cuales se señalan en el Formato Plan de Visita: código, versión, fecha, proceso y/o subprocesos, objetivos, alcance, documentos a solicitar nombre y cargo del auditor, nombre y cargo del auditado y agenda de auditoría; en el Formato de Informe de Ejecución se señalan: los hallazgos e inconsistencias o problemas detectados se hace la conclusión general y recomendaciones.
El Sistema de Control Interno se conforma de las siguientes instancias: El Comité de Coordinación, el Grupo Operativo. Y Grupo Evaluador.
• Comité de Coordinación
Resolución 043 del 31 de diciembre de 2008 por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, conformado por el Gerente, Secretaria de Pagaduría, Secretaria y se asignan funciones.
Existen cinco (5) actas del Comité de Control Interno de fechas 13 de enero, 16 de febrero, 9 de marzo, 14 de abril, 27 de septiembre de la vigencia 201, debatiendo diferentes temas relacionados con la implementación y sociabilización del MECI, como el Código de Ética, fortalecimiento del mismo, se hacen observaciones y recomendaciones de la importancia de los procesos de cada funcionario. Estas actas se encuentran firmadas por los miembros del comité, y por cada funcionario denotando que se ha cumplido con su participación en las respectivas reuniones.
• Representante de la Dirección
•
Se evidencia acto administrativo donde se designa el Representante de la Dirección al gerente de la Empresa, como responsable de garantizar la operacionalizacion y los lineamientos de las acciones inherentes al desarrollo y mejoramiento continúo al Sistema de Control Interno.
Se evidencia la conformación del Grupo evaluador y el Grupo Operativo del Sistema de Control Interno MECI, con sus funciones y responsabilidades.
• Implementación MECI
En desarrollo de la implementación del MECI, se evidenció la elaboración y adopción de los productos necesarios para su funcionalidad.
Así mismo, se observa los refuerzos a la socialización del MECI realizada por el equipo MECI.
A 31 de Diciembre de 2010, Se evidenciaron soportes del aplicativo del DAFP de los reportes de las (4) fases: Fase I, Fase II, Fase III, Fase IV, y Fase V, fueron gestionadas, elaboradas y presentadas en las fechas establecidas a través del aplicativo MECI de acuerdo al Decreto 3181 de 2009 y la Circulares 1000-000 de 2009 y 100- 0006 de 2009 emanadas del DAFP.
De conformidad con el último Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, reportado y evaluado por el DAFP, se observa que el avance de implementación de los (3) Subsistemas, (9) Componentes y (29) Elementos del MECI, arrojó un 100% de implementación.
1.- El Subsistema Control Estratégico muestra un avance de implementación del 100%.
2.- El Subsistema Control de Gestión presentó un avance de implementación del 100%
3.- El Subsistema Control de Evaluación presentó un avance de implementación del 100%,
ENTIDAD : E.S.P. EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL MUNICIPIO DE PACHO E.S.P.M.P.
PUNTAJE CALIDAD : 74,54 %
PUNTAJE MECI : 100 % Ver Rangos de Calificación
ELEMENTOS AVANCE(%) COMPONENTES AVANCE(%) SUBSISTEMAS AVANCE(%)
Acuerdos,compromisos o protocolos éticos 100 AMBIENTE DE CONTROL 100 CONTROL ESTRATÉGICO 100
Desarrollo de talento humano 100
Estilo de Dirección 100
Planes y programas 100 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 100
Modelo de operación por procesos 100
Estructura organizacional 100
Contexto estratégico 100 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 100
Identificación de riesgos 100
Análisis de riesgos 100
Valoración de riesgos 100
Politicas de administración de riesgos 100
Políticas de Operación 100 ACTIVIDADES DE CONTROL 100 CONTROL DE GESTIÓN 100
Procedimientos 100
Controles 100
Indicadores 100
Manual de procedimientos 100
Información Primaria 100 INFORMACIÓN 100
Información Secundaria 100
Sistemas de Información 100
Comunicación Organizacional 100 COMUNICACIÓN PÚBLICA 100
Comunicación informativa 100
Medios de comunicación 100
Autoevaluación del control 100 AUTOEVALUACIÓN 100 CONTROL DE EVALUACIÓN 100
Autoevaluación de gestión 100
Evaluación independiente al Sistema de Control Interno 100 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 100
Auditoría Interna 100
Planes de Mejoramiento Institucional 100 PLANES DE MEJORAMIENTO 100
Planes de mejoramiento por Procesos 100
Plan de Mejoramiento Individual 100
En concordancia a lo anterior se establece que la empresa dio cumplimiento en su totalidad en la implementación de los Subsistemas, con sus Componentes y Elementos del MECI.
• Elementos que componen el MECI
Se socializa el Código de Ética para los funcionarios de la Empresa de servicios públicos mediante acta de Comité de Coordinación de Control Interno.
Con las Resoluciones 039 de 2008 se adopta el plan de incentivos, 040 de 2008 se adopta el Manual de Inducción, Re inducción, 041 de 2008 se adopta el Plan de Bienestar social.
• Mapa de riesgos
Con la Resolución 047 de 2009 se establece la política general de la administración de riesgos y se adopta el mapa de riesgos de la Empresa donde se define el tipo de riesgo, objetivos, componentes, identificación de riesgo en el contexto estratégico, e institucional, análisis del riesgo, matriz de calificación evaluación y respuesta a los riesgos, valoración.
• Manual de Procesos y Procedimientos
Referente al Manual de Procesos y Procedimientos, estos fueron adoptados con la Resolución 042 del 31 de diciembre del 2009.
De acuerdo con el Mapa de Procesos establecido, se observa que la Empresa cuenta con procesos Estratégicos; Misionales; de Apoyo y Evaluación, así mismo cada proceso cuenta con sus procedimientos debidamente estructurados.
Además de lo anterior, La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP, cuenta con las siguiente estructura :
ACUERDO N° 08, (ENERO 2 DE 2002),“POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Y LA PLANTA DE PERSONAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO ESP.”.
RESOLUCION ESP No. 030 DE 2004, (DICIEMBRE 31) POR LA CUAL SE CREA EL COMITÉ DE ARCHIVO GENERAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCION ESP No. 005 DE 2005, (ENERO 05), POR LA CUAL DE ADOPTA EL MAPA DE RIESGOS Y EL CÓDIGO DE ÉTICA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO (CUND “E.S.P.M.P. E.S.P.”
RESOLUCION ESP No. 030 DE 2007, (DICIEMBRE 31) POR MEDIO DE LA CUAL SE APLICAN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCION 040 DE 2008, (31 DE DICIEMBRE), POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO SA ESP
RESOLUCIÓN No. 041 DE 2008, (31 DE DICIEMBRE DE 2008), “POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO CUNDINAMARCA”
RESOLUCIÓN ESP No. 016 DE 2009, (MARZO 28), POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA EL CÓDIGO DE ÉTICA Y VALORES, SEGÚN RESOLUCION 005 DE ENERO 5 DE 2005, PARA LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO S.A. ESP
RESOLUCION ESP No. 037 DE 2009, (DICIEMBRE 31) POR LA CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCION ESP No. 038 DE 2009, (DICIEMBRE 31) POR LA CUAL SE CREA EL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCIÓN N. 41, (31 DE DICIEMBRE DE 2.009), “POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROPUESTO POR LA COMISIÓN NACIONAL DE SERVICIO CIVIL”.
RESOLUCIÓN 43 DE 2009, (DICIEMBRE 31 DE 2009), “POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE INDICADORES DE GESTIÓN DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP PACHO CUNDINAMARCA
RESOLUCION N 44 DE.2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), POR MEDIO DEL CUAL SE SE ESTABLECEN LAS POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN PÚBLICA PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO SA ESP.
RESOLUCIÓN ESP No. 45 DE 2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), “POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS MECANISMOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN PRIMARIA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP.
RESOLUCIÓN ESP No. 46 DE 2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS MECANISMOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP
RESOLUCIÓN N. 048, (31 DE DICIEMBRE DE 2.009), POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DIRIGIDO A LOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP
RESOLUCIÓN ESP No. 049 DE 2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), MEDIANTE LA CUAL SE ADOPTA EL NORMOGRAMA PARA LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO (CUNDINAMARCA) “E.S.P.M.P. E.S.P”
Recomendaciones
-Ejercer vigilancia de la gestión adelantada por cada uno de los responsables de los procesos, conforme a las leyes constitucionales y a los lineamientos políticas establecidas.
-Velar para que las recomendaciones en los Planes de Mejoramiento se tengan en cuenta y se implementen oportunamente.
-Continuar con la Política de Riesgos, para mitigar los riesgos a los Procesos establecidos, con el monitoreo permanentemente, implementando acciones preventivas y correctivas para la mitigación, a través de las auditorías internas que se establezcan por cada proceso y seguimiento a los procedimientos.
-La socialización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, debe ser continua y veraz, a fin de lograr un verdadero autocontrol y mejoramiento por parte de los funcionarios de la Empresa, para la consecución de los objetivos institucionales, haciendo énfasis en cada uno de los elementos, para lograr la articulación de todos los procesos.
-Incrementar capacitaciones para crear sentido de pertenencia y buen desempeño para controlar cada una de las actividades que realizan.
-Se requiere personal de apoyo para la mayoría de los procesos, con el fin de mitigar los riesgos
-Se recomienda el fortalecimiento de los servidores públicos en el tema de Control interno
-Se requiere personal de apoyo en Control Interno, a fin de lograr efectuar mas auditorías a los procesos.
Miryam Consuelo Niño Castañeda
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Jefe de Control Interno (e)
DIAGNOSTICO ESTADO DE CONTROL INTERNO,
LEY 1474 DE 2011
CONTROL INTERNO
PACHO, NOVIEMBRE 10 DE 2011
INTRODUCCION
EL INFORME PORMENERIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO, SEGUN LEY 1474 DE 2011, PERMITE CONOCER EL ESTADO DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD Y LAS PRINCIPALES DIFICULTADES QUE SE HAN TENIDO EN SU IMPLEMENTACION.
CONTROL INTERNO
Se entiende por Control Interno el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, según lo establecido en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno que a continuación se establecen:
De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
De Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Los objetivos específicos que busca el Sistema de Control Interno son los siguientes:
Objetivos de Control de Cumplimiento. Constituyen objetivos de Control al Cumplimiento de la función administrativa de la Entidad Pública los siguientes:
a) Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable.
b) Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de autorregulación.
c) Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.
Objetivos de Control Estratégico. Constituyen objetivos de Control Estratégico de la Entidad Pública los siguientes:
a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Entidad sobre la importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.
b) Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.
c) Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la Entidad Pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.
Objetivos de Control de Ejecución. Constituyen objetivos de Control de Ejecución de la Entidad Pública los siguientes:
a) Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.
b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.
c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad.
d) Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la Entidad Pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.
Objetivos de Control de Evaluación. Constituyen objetivos de Control de Evaluación de la Entidad Pública los siguientes:
a) Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.
b) Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno.
c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno, auditorías internas o quien haga sus veces sobre la Entidad Pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.
d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.
e) Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Entidad.
Objetivos de Control de Información. Constituyen objetivos de Control a la Información de la Entidad los siguientes:
a) Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información veraz y oportuna.
b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los Órganos de Control externo.
c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad.
d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de Rendición de Cuentas Públicas.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN. La Alta Dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad.
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continúo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece la Resolución 1599 del 20 de Mayo de 2005, el Representante Legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad competente para ello, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.
RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS. Los Servidores Públicos y/o Particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la auto evaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.
FUNCIONALIDAD DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
FUNCIÓN DE AUDITORIA INTERNA. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicas son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento, Soporte Organizacional, Gestión y Resultados.
COMPROMISOS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS
Los Servidores Públicos de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, trabajando para obtener la excelencia en la prestación del servicio a la comunidad, conscientes de las necesidades existentes para forjar un futuro lleno de cambios positivos en torno a la vivencia de principios y valores, nos comprometemos a:
1. Conocer y asumir la misión, visión, objetivos, metas, programas, normas y métodos de trabajo de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, para alcanzar la eficiencia, oportunidad y calidad en la prestación de nuestros servicios
2. Amar y respetar nuestro trabajo y la institución a la cual pertenecemos, ofreciendo de manera desinteresada un excelente servicio, sin utilizar el nombre o el cargo asignado en beneficio propio, sin esperar ningún tipo de compensación directa o indirecta como dádivas, regalos, agasajos, favores o cualquier otra clase de bienes.
3. Denunciar las irregularidades y/o situaciones que contradigan el deber adquirido como Servidores Públicos, las Leyes, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Estatutos, Reglamentos, Manuales y demás documentos gubernamentales.
4. Sentirnos plenamente identificados con La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP para cumplir fiel y responsablemente cada una de nuestras funciones y compromisos adquiridos, actitud que evitará el retraso de actividades y labores individuales y colectivas, la competitividad, rivalidad y el afán de protagonismo.
5. Engrandecer día a día el nombre e imagen de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, demostrando que nuestro sentir y actuar están guiados por un verdadero sentido de compromiso, pertenencia, respeto, lealtad, buena fe, agradecimiento, lo cual se reflejará en la eficiente y oportuna solución a inquietudes, necesidades y problemas presentados por nuestros clientes.
6. Dedicarnos por entero a la consolidación de una Administración Pública efectiva y democrática con fundamento en el principio del servidor público, con el derecho ciudadano no como gratuidad.
7. Prestar un servicio digno que permita satisfacer las necesidades y expectativas permanentes de los usuarios tanto internos como externos, actuando con eficiencia, eficacia, y efectividad en las tareas encomendadas, entregando lo mejor de nosotros mismos haciendo el bien desde el inicio de nuestras actividades y funciones a tal punto que se viva y refleje un clima cordial, sencillo, transparente y de mutuo respeto.
8. Reconocer, respetar y defender la dignidad, igualdad y libertad personal, adoptando actitudes, acciones y palabras de apertura y escucha hacia el otro, promoviendo un idioma común, claro y real, valorando la labor diaria de cada uno de nuestros compañeros y esforzándonos para que nuestro desempeño vaya más allá de una estricta responsabilidad.
9. Fomentar y realizar un verdadero trabajo en equipo propiciando una comunicación real y un clima de trabajo y convivencia agradable, que permita intercambiar sugerencias, ideas, propuestas y experiencias enmarcadas en el respeto, con vista a una mayor eficacia en el trabajo que se lleva a cabo por ideales comunes.
10. Actuar con amabilidad, respeto y comprensión frente a los niños, los ancianos y las personas desvalidas o minusválidas, respondiendo a sus inquietudes eficientemente por medio de un trato digno y caluroso.
11. Promover la lealtad de tal manera que nos sintamos incapaces de traicionar a alguien o algo dentro o fuera de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, interponiendo siempre la verdad con el fin de formarnos diariamente bajo la cultura de los valores.
12. Orientar los esfuerzos hacia la consecución del bienestar institucional y de la comunidad, contando con la elaboración de estrategias viables y reales enmarcadas en un sentido responsable y ético.
13. Entregar en el momento exacto y en el lugar indicado los informes, documentos o cualquier otro tipo de información generada por la institución evitando contratiempos o entregas extemporáneas que traigan cualquier consecuencia al municipio, viéndose así afectada la comunidad.
14. Acudir puntualmente a cada uno de nuestros compromisos, teniendo en cuenta que debemos respetar y hacer respetar el tiempo de los demás, aprovechando al máximo cada instante ya que ellos enmarcan el destino histórico personal y comunitario.
15. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario del trabajo al desempeño de las funciones que me han sido asignadas, sin destinarlo a gestiones de carácter personal.
16. Convivir en armonía conservando la unidad en la diversidad y la multiplicidad de la individualidad por medio del autocontrol, la comprensión y la autonomía, promoviendo la ayuda mutua y creando un clima de confianza motivados por el esfuerzo conjunto frente a las situaciones que se presenten.
17. Responder por cada uno de nuestros actos teniendo la capacidad de reflexionar sobre lo que hacemos o decimos para afrontar y/o asumir dignamente las consecuencias de ellos y corregir los errores presentados.
18. Asumir una actitud pedagógica hacia el ciudadano, en lo que respecta a sus derechos frente a la sociedad, al Estado y al servicio público.
19. Desarrollar las aptitudes exigidas por el cargo y las actitudes de innovación y respeto por las personas, con miras al mejoramiento de la calidad del servicio público.
20. Respetar la propiedad intelectual y privada, la expresión o ideas de cada persona, poniendo especial cuidado en el deseo de superación personal, la preparación, confianza y cooperación brindada por los funcionarios.
21. Brindar información objetiva, correcta y oportuna a fin de evitar omisiones, negaciones y retrasos en los trámites presentes y dar una solución efectiva a las solicitudes, inquietudes y preguntas de los usuarios a fin de evitar el engaño, la desinformación y una errada toma de decisiones.
22. Buscar continuamente el bienestar de la comunidad trabajando bajo la perspectiva de la dignidad, teniendo en cuenta que el resultado de nuestras actuaciones repercute directa o indirectamente en ella.
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO GENERAL
Garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP a través de la prevención y administración de los riesgos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Brindar una herramienta que facilite a la Empresa una adecuada administración y manejo de sus riesgos.
Proteger los recursos de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP.
Hacer participes a todos los funcionarios en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir los riesgos en la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP.
Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones.
IMPLEMENTACIÓN DE LA POLITICA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO S.A. ESP
MANEJO DEL RIESGO
La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP debe dar cumplimiento a su misión, a través de los objetivos institucionales, trazados a corto, mediano y largo plazo; el cumplimiento de dichos objetivos se puede ver afectado por la presencia de situaciones riesgosas, ocasionados por factores tanto internos como externos, razón por la cual se hace necesario contar con acciones tendientes a administrar dichas situaciones.
Teniendo en cuenta los objetivos específicos de La Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP como son:
• Potabilizar el agua que consumen los usuarios del servicio
• Transportar las aguas residuales por la red Alcantarillado
• Implementar un programa de aprovechamiento de residuos sólidos dentro del Municipio.
• Alcanzar la eficiencia administrativa, incrementando los índices de productividad, eficiencia y rentabilidad.
• Recuperación cartera
• Promover y fortalecer la prestación de los servicios optimizando su calidad.
• Elaborar la viabilidad financiera de la ESP de acuerdo a los parámetros establecidos por la CRA.
En el mapa de riesgos se deben identificar el nombre del riesgo, el tipo de riesgo, la descripción, los elementos o factores causantes, las áreas procesos o personas afectadas, las consecuencias, la probabilidad de ocurrencia, el impacto, el nivel de exposición y las medidas de control, que permiten verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
Las siguientes son las etapas del control y manejo de riesgos:
• Identificación de riesgos
• Análisis de impacto y probabilidad
• Priorización de los riesgos.
• Acciones para el manejo del riesgo.
• Plan de Manejo de Riesgos
• Elaboración del Mapa de Riesgos
• Concienciar a todo el personal
• Evaluar y efectuar seguimiento
• Establecer políticas de manejo de riesgos
CONTROL DE RIESGOS
Control son todas las medidas que se establecen para prevenir los riesgos y minimizar su impacto, el control y la seguridad es responsabilidad de toda organización.
Los controles se diseñan para; evitar, controlar, reducir, dispersar, transferir o asumir los riesgos.
FACTORES CRITICOS DE ÉXITO PARA LA IMPLEMENTACION DEL MAPA DE RIESGOS
• Lograr el compromiso y prioridad por parte de la administración.
• Asegurar la participación de todas las áreas relacionadas con los procesos
• Conformar el equipo de facilitadores
• Identificar previamente los flujo gramas de los procesos
• Retroalimentar permanentemente a la administración.
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PACHO CUND.S.A. E.S.P.
FORMATO 1: CONTÉXTO ESTRATÉGICO
FECHA: Diciembre de 2010
PROCESOS: TODOS LOS PROCESOS
FACTORES INTERNOS DEBILIDADES FORTALEZAS
1. Factores estratégicos Apropiación y aplicabilidad del Sistema de Control Interno. Adecuada Estructura Organizacional para la toma de decisiones.
Capacidad de Definición de Planes Estratégicos y Operativos. Orientación de la entidad al cumplimiento de sus funciones y objetivos.
2. Factores Tecnológicos Los equipos de computo presentan fallas Compromiso para acceder nuevas tecnologías.
3. Factores humanos No se logra dar cumplimiento a todas las actividades programadas y falta compromiso de algunos funcionarios Nivel de pertenencia de los funcionarios con la Empresa.
4. Factor Financiero Falta de recursos Recuperación de Cartera
Infraestructura no adecuada Instalaciones propias de la ESP Pacho
FACTORES EXTERNOS AMENAZAS OPORTUNIDADES
1. Factores Económicos Inflación y tendencias a la inflación Incrementos saláriales de aplicación general
Impuestos y Gravámenes. Gestionar recursos
2. Factores Políticos Modificaciones legales a las fuentes de ingresos de la entidad. Estructura de gastos de la entidad
Nueva normatividad que afecte los objetivos de la entidad Gestionar recursos
3. Factores Sociales Porcentaje de usuarios servicio acueducto, alcantarillado y aseo que representa insatisfacción en la prestación del servicio Analizar el concepto en la prestación de servicios que representa insatisfacción y disminuirlo.
4. Factores de Control y Seguridad Perdida de información y daño de los equipos por cortes de energía Instalaciones de equipos tecnológicos para protección
Fallas en la prestación en el servicio de Acueducto Establecer un Plan de Contingencia para controlar emergencias
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PACHO CUND.S.A. E.S.P.
FORMATO 5: MAPA DE RIESGOS
FECHA: Diciembre 2010
PROCESOS: TODOS LOS PROCESOS
PROCESO - OBJETIVO N°. RIESGO CALIFICACIÓN EVALUACIÓN RIESGO CONTROLES EXISTENTES VALORACIÓN DEL RIESGO OPCIONES DE MANEJO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR
PROBABILIDAD IMPACTO CALIFICACIÓN
1. PLANIFICACIÓN Y REVISIÓN GERENCIAL
Adoptar Herramientas de Gestión que Permita a cada área de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho S.A. ESP, orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles, para la concesión de sus metas y el cumplimiento de su Misión. 1 Que no se logre dar cumplimiento adecuado a los planteamientos y objetivos trazados en plan de acción 2 10 20 Zona de riesgo moderado Existe un Plan de Acción Anual 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Control y seguimiento al Plan Gerente ANUAL • PLANES EJECUTADOS/PLANES PROPUESTOS.
TOTAL RECURSOS EJECUTADOS PARA INVERSION /TOTAL RECURSOS ASIGNADOS PARA INVERSION
2. PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS. Establecer la actuación relacionada con la recepción, revisión, informe, estudio y atención de las peticiones, quejas y reclamos por servicios públicos domiciliarios 2 Acción legal contra la Empresa por vencimiento de términos para dar contestación 1 20 20 Zona de riesgo moderado Se deben observar los términos y plazos para su resolución oportuna. 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Dar cumplimiento al Plan de Comunicaciones y formatos establecidos para el PQR Secretaria ANUAL NUMERO DE QUEJAS A FAVOR DE LA EMPRESA/NUMERO TOTAL DE QUEJAS NUMERO DE RECLAMOS/NUMERO DE SUSCRIPTORES ACTIVOS A.A.A
3. ACUEDUCTO , ALCANTARILLADO Y ASEO. Brindar a la comunidad del Municipio de Pacho, la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en forma continua y eficiente. 3 • Que algunos usuarios no cancelan la factura. 3 10 30 Zona de riesgo importante Se realizar los controles de los usuarios morosos con el correspondiente listado para la respectiva suspensión del servicio. • Revisión adecuada de inconsistencias en el momento de imprimir la facturación. 2 - 10 Zona de Riesgo Moderado Reducir, Evitar y Compartir Dar cumplimiento a la Ley 142 Gerente, Secretaria ANUAL *valor recaudado/valor facturado *100. *valor recaudo total//valor facturado total
Garantizar a la comunidad la calidad, cantidad y presión en forma permanente durante las 24 horas. 4 Suspensión servicio agua y afectación a la salud de la población 1 20 20 Zona de riesgo moderado Se verifica que cada proceso de tratamiento y distribución se haga óptimamente 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Dar correcta aplicación al Decreto 1575 de 2007 y Resolución 2115 de 2007 Gerente y Operarios ANUAL TOTAL AGUA CAPTADA/TOTAL AGUA SUMINISTRADA*100
Limpieza y mantenimiento de sumideros para no generar impacto ambiental 5 Contaminación 1 20 20 Zona de riesgo moderado Mantenimiento preventivo y Limpieza de sumideros 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Dar cumplimiento a la Ley 142 de Julio 11 de 1994 y Resolución CRA 287 de 2004. Gerente y Operarios ANUAL TOTAL SUMIDEROS/NUMERO DE SUMIDEROS EN MANTENIMIENTO*100
Programar y llevar a cabo la disposición final de los residuos sólidos 6 Impacto ambiental 2 10 20 Zona de riesgo moderado Recolección los días establecidos por las rutas. Procedimiento adecuado. Llevar el vehículo oportunamente al taller para determinar las fallas eléctricas o mecánicas. 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Cumplir con el cronograma de rutas establecidas para recolección de residuos sólidos y LEY 142 DE Julio 11 de 1994 y Resolución CRA 251 y 252 de 2007 Gerente y Operarios ANUAL PROGRAMACION DE RUTAS/RUTAS REALIZADAS*100
4. TESORERÍA Y CONTABILIDAD. Planear, controlar y ejecutar de manea efectiva y transparente los recursos destinados para el desarrollo de los procesos y actividades de la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Pacho. 7 Registros de información contable y presupuestal desactualizada para cuentas y contratación. Demora en la entrega de documentos soportes para la elaboración de los estados financieros en el sistema. Demora en la entrega de la información incompleta o no fiable o erradas de presupuesto y contabilidad
2 10 20 Zona de riesgo moderado Registrar la información en los software de presupuesto, tesorería y contabilidad respetando las fechas y términos, cumplimiento de términos y fechas para informes y contratación, con los respectivos soportes 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Cumplimiento, Ley 617 de 2000 , Ley 715 de 2001 , Decreto 568 de 1996, Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Gerente y Secretaria ANUAL * ACTIVO CORRIENTE/ PASIVO CORRIENTE *ACTIVO TOTAL X 100/PASIVO TOTAL
5, DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Y RECURSOS FÍSICOS. Asegurar que los recursos físicos y tecnológicos de la entidad, se encuentren en óptimas condiciones para el desarrollo de los procesos y actividades y garantizar que la comunicación e información se gestionen de la mejor manera. 8 Pérdida de información importante que puede causar traumatismo en la entidad 2 10 20 Zona de riesgo moderado Llevar las Planillas de correspondencia enviada, recibida e interna con número, fecha y hora, clasificar y archivar de acuerdo a las tablas de retención documental 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir TOMAR LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO, TANTO DE ARCHIVO, COMUNICACIONES E INVENTARIO QUE PERMITAN EL BUEN DESARROLLO DEL PROCESO Y DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY 594 DE 2000 Gerente , Secretaria y Contratista ANUAL -Total Correspondencia Tramitada/total correspondencia recibida x 100. - Total documentos archivados/total documentos por archivar*100. - Numero de inventarios realizados/número total de inventarios programados*100
Sugerir medidas para la adecuada organización de los archivos de Gestión en las distintas oficinas de la EMPRESA, para garantizar su correcta clasificación y conservación 9 Generar descoordinación y atraso en el desarrollo de las actividades 2 10 20 Zona de riesgo moderado Llevar un registro de permisos por Funcionario para seguimiento y cumplimiento 2 - 10 Zona de Riesgo Moderado Reducir, Evitar y Compartir Dar correcta aplicación al Formato de solicitud de permiso, debidamente diligenciado en original y copia por el funcionario que está solicitando el permiso, verificando el registro de permisos y correcta aplicación a la base legal • Decreto Ley 1333 de 1968, • Decreto Ley 2400 de 1968, Art. 21 y • Decreto Reglamentario 1950 de 1973, Art. 74 Todos los Funcionarios ANUAL TOTAL PERMISOS SOLICITADOS/ TOTAL PERMISOS CONCEDIDOS
6. GESTIÓN TALENTO HUMANO. Fortalecer el desarrollo del talento humano en la Empresa de Servicios Públicos de Pacho S.A. ESP, manteniendo un selecto grupo de colaboradores con alto sentido de pertenencia, dispuestos a trabajar en equipo para garantizar la excelente prestación de los servicios. 10 Perdida de documentos, Deterioro físico de las unidades documentales e Inadecuada clasificación y archivo de documentos 2 10 20 Zona de riesgo moderado Archivar oportunamente la documentación, Llevar formato de préstamo de documentación, Contar con los elementos adecuados, tener debidamente foliada la documentación de acuerdo a su clasificación, adecuado archivo de los documentos y condiciones ambientales adecuadas del deposito de archivo 1 - 10 Zona de Riesgo Tolerable Reducir y Compartir Administración de los documentos para un fácil, exacto y oportuno suministro de la información y clasificación y organización de los documentos de acuerdo a la normatividad vigente, Ley General de Archivo y Ley 594 de 2000 Gerente, Secretarias ANUAL TOTAL DOCUMENTACION ARCHIVADA/TOTAL DOCUMENTACION POR ARCHIVAR
7, CONTROL INTERNO. Valorar en forma permanente la efectividad, del control interno de la entidad pública, eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos de la Empresa de Servicios Públicos de Pacho. 11 Que no se haga Auditoria a los procesos de la ESP PACHO 2 20 40 Zona de riesgo importante SE ESTABLECIO UN PLAN O PROGRAMAS DE AUDITORIAS INTERNAS, PARA PREPARAR RECOMENDACIONES Y PLAN DE MEJORAMIENTO DE ACUERDO A LOS HALLAZGOS DE LAS AUDITORIAS 2 - 10 Zona de Riesgo Moderado Reducir, Evitar y Compartir DAR CUMPLIMIENTOS A LA NORMATIVIDAD LEGAL Y VIGENTE, LEY 87 DE 1993 /DECRETO 1826 DE 1994/ DECRETO 1537 DE 2001 DECRETO 1599 DE 2005 GERENTE, JEFE O ENCARGADO DE CONTROL INTERNO, O CONTRATISTA ANUAL AUDITORIAS EJECUTADAS/AUDITORIAS PROGRAMADAS
Jefe de Control Interno (e) Miryam Consuelo Niño Castañeda Período evaluado: 01/01/2011-31/10/2011
Fecha de elaboración: Noviembre 9 de 2011
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
•
Aunque los elementos del Control Estratégico se han socializado e implementado y se evidencia la elaboración y adopción de los productos necesarios para su funcionalidad, la construcción participativa por parte de los servidores públicos es deficiente. Todos los elementos están establecidos y se han identificado todos los riesgos de los procesos, pero no se han mitigado en su totalidad, se mantiene el control y evalúan pero el riesgo no desaparece, se deben implementar acciones preventivas y correctivas identificando nuevos riesgos. Otra dificultad es la falta personal de apoyo.
Avances
AMBIENTE DE CONTROL
• Se encuentran los documentos con los principios y valores de la entidad
- Manual de Funciones y Competencias Laborales
- Plan Institucional de Formación y Capacitación
- Programa de Inducción realizado a los servidores vinculados a la entidad
- Programa de Re inducción realizado en respuesta a cambios organizacionales técnicos o normativos
- Programa de Bienestar
- Plan de Incentivos
- Sistema de Evaluación de Desempeño
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
- Plan Estratégico, Misión y Visión Institucional, Objetivos, Plan de Acción
- Modelo de Operación por Procesos, Mapa de Procesos
- Estructura organizacional de la entidad que facilita la gestión de los procesos
ADMINISTRACION DE RIESGOS
-Identificación de los factores internos y externos de riesgo
- Riesgos identificados por procesos que pueden afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad
- Análisis y Evaluación del riesgo frente a los procesos
- Identificación, Evaluación y Determinación de Controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto de los riesgos analizados
- Mapa de Riesgos por Procesos
- Definición y Divulgación de las políticas para el manejo de Riesgos
Los anteriores elementos del Subsistema del Control Estratégico se encuentran adoptados con su respectivo acto administrativo y su socialización.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Los elementos del Subsistema de Control de Gestión se han socializado, todos los procesos se han implementado, aunque existe el conocimiento de la operación individual, se debe fomentar el autocontrol y la autorregulación. En cuanto a las tablas de Retención Documental, se encuentran adoptadas, pero hay que modificarlas toda vez que no son coherentes con algunos procedimientos adoptados por la Empresa. Otra dificultad es la falta personal de apoyo.
Avances
• ACTIVIDADES DE CONTROL
-Políticas y Divulgación Políticas de Operación
- Manual de Procesos y Procedimientos
- Indicadores y Controles correctivos para los procesos
- Manual de Operaciones
• INFORMACION
-Se han establecido Mecanismos para la recepción de Peticiones, Quejas y Reclamos (Programa para atender las PQR), Buzón de Sugerencias.
-Tablas de Retención Documental de acuerdo a lo previsto en la LEY 594 de 2000
- Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos, sistematizados y de fácil acceso
-Manejo organizado y sistematizado de la correspondencia
-Medios tecnológicos y electrónicos, para atención a peticiones y quejas y reclamos
- Existe el documento de la Política de Comunicación Organizacional
- Medios de Comunicación entre la entidad , cliente, grupos de interés y organismos
- Publicación a través de medios electrónicos (Pagina WEB) Gobierno en Línea
Los anteriores elementos del Subsistema de Control de Gestión, se encuentran adoptados con su respectivo acto administrativo y su socialización.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
• A pesar de la socialización a los servidores públicos a cerca de la auditoría a los procesos y de generar cultura de autocontrol, no se está cumpliendo, algunos funcionarios responsables de los procesos, crean resistencia, aludiendo que la auditoria es para el servidor, más no para los procesos y finalmente para el mejoramiento continuo, donde la evidencia de los hallazgos permita hacer recomendaciones y generar cumplimiento a los objetivos misionales de la Entidad. Falta personal de apoyo.
Avances
• Se realizan actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación.
-Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
-Procedimiento de Auditoría Interna
-Programa de Auditorias
-Plan de Mejoramiento por Procesos
-Plan de Mejoramiento individual
Estado general del Sistema de Control Interno
Para el 2010, el estado del Sistema de Control Interno se encontraba de la siguiente manera:
• Existe la funcionalidad del Sistema de Control Interno, determinando el grado de confiabilidad que merece la administración de la Empresa de Servicios en el ejercicio directo del control sobre recursos humanos, materiales, y financieros.
• Existen manuales, implementados y aplicados.
• Existe el Comité de Control Interno y su funcionamiento (incluye lineamientos frente a riesgos y tratamiento a estos)
Funcionalidad del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno en la Empresa de Servicios se encuentra reglamentado mediante Acuerdos, y Resoluciones, dando cumplimiento a los lineamientos establecidos para el MECI.
Resolución 003 del 02 de enero del 2002, por el cual se adopta el Sistema de Control Interno, en cabeza del Gerente de la Empresa, a su vez se adopta el manual de funciones, el manual de procedimientos y el reglamento interno de trabajo de la Empresa de Servicios públicos.
Resolución 37 del 31 de Diciembre del 2008, se designa un Representante para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Para garantizar la operacionalización de las acciones al desarrollo, implementación y mejoramiento continúo del SCI; operando bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de CI.
Resolución 38 del 31 de diciembre de 2008 por el cual se modifica la Resolución 003 del 02 de enero del 2002, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar Control Interno MECI y su estructura según lo establecido en la normatividad.
Se evalúan procedimientos para obtener la calidad, eficiencia y eficacia del control interno y lograr avance en los objetivos, indicadores y metas, propuestas por la Empresa.
Existen cinco (5) actas del Comité de Control Interno de fechas 13 de enero, 16 de febrero, 9 de marzo, 14 de abril, 27 de septiembre de la vigencia 2011 en donde se establece socialización de la estructura y manual de operaciones, del mapa de riesgos, y entrega de folletos MECI, seguimiento riesgos de los procesos.
Estas actas se encuentran firmadas por los miembros del comité y los funcionarios, denotando que se ha dado cumplimiento con su participación en el Comité de Control Interno.
En cuanto a las auditorias de seguimiento interno se establece Acta de aprobación del Plan de Auditorias 2011, por el comité de la Coordinación de Control Interno estableciendo objetivos, metodología y herramientas que se utilizaran en su ejecución.
Existen soportes de los Informes de (9) visitas a las diferentes dependencias, por procesos y/o subprocesos tales como: Facturación y Recaudo de servicios Públicos, Petición Quejas y Reclamos, Contratación, Conciliación Bancaria, Liquidación de Aportes y Nomina de Funcionarios, Fontanería, Tratamiento, Copia de Seguridad.
• Se evidencia el procedimiento de los procesos presentados dentro del proceso auditor en las cuales se señalan en el Formato Plan de Visita: código, versión, fecha, proceso y/o subprocesos, objetivos, alcance, documentos a solicitar nombre y cargo del auditor, nombre y cargo del auditado y agenda de auditoría; en el Formato de Informe de Ejecución se señalan: los hallazgos e inconsistencias o problemas detectados se hace la conclusión general y recomendaciones.
El Sistema de Control Interno se conforma de las siguientes instancias: El Comité de Coordinación, el Grupo Operativo. Y Grupo Evaluador.
• Comité de Coordinación
Resolución 043 del 31 de diciembre de 2008 por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, conformado por el Gerente, Secretaria de Pagaduría, Secretaria y se asignan funciones.
Existen cinco (5) actas del Comité de Control Interno de fechas 13 de enero, 16 de febrero, 9 de marzo, 14 de abril, 27 de septiembre de la vigencia 201, debatiendo diferentes temas relacionados con la implementación y sociabilización del MECI, como el Código de Ética, fortalecimiento del mismo, se hacen observaciones y recomendaciones de la importancia de los procesos de cada funcionario. Estas actas se encuentran firmadas por los miembros del comité, y por cada funcionario denotando que se ha cumplido con su participación en las respectivas reuniones.
• Representante de la Dirección
•
Se evidencia acto administrativo donde se designa el Representante de la Dirección al gerente de la Empresa, como responsable de garantizar la operacionalizacion y los lineamientos de las acciones inherentes al desarrollo y mejoramiento continúo al Sistema de Control Interno.
Se evidencia la conformación del Grupo evaluador y el Grupo Operativo del Sistema de Control Interno MECI, con sus funciones y responsabilidades.
• Implementación MECI
En desarrollo de la implementación del MECI, se evidenció la elaboración y adopción de los productos necesarios para su funcionalidad.
Así mismo, se observa los refuerzos a la socialización del MECI realizada por el equipo MECI.
A 31 de Diciembre de 2010, Se evidenciaron soportes del aplicativo del DAFP de los reportes de las (4) fases: Fase I, Fase II, Fase III, Fase IV, y Fase V, fueron gestionadas, elaboradas y presentadas en las fechas establecidas a través del aplicativo MECI de acuerdo al Decreto 3181 de 2009 y la Circulares 1000-000 de 2009 y 100- 0006 de 2009 emanadas del DAFP.
De conformidad con el último Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, reportado y evaluado por el DAFP, se observa que el avance de implementación de los (3) Subsistemas, (9) Componentes y (29) Elementos del MECI, arrojó un 100% de implementación.
1.- El Subsistema Control Estratégico muestra un avance de implementación del 100%.
2.- El Subsistema Control de Gestión presentó un avance de implementación del 100%
3.- El Subsistema Control de Evaluación presentó un avance de implementación del 100%,
ENTIDAD : E.S.P. EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DEL MUNICIPIO DE PACHO E.S.P.M.P.
PUNTAJE CALIDAD : 74,54 %
PUNTAJE MECI : 100 % Ver Rangos de Calificación
ELEMENTOS AVANCE(%) COMPONENTES AVANCE(%) SUBSISTEMAS AVANCE(%)
Acuerdos,compromisos o protocolos éticos 100 AMBIENTE DE CONTROL 100 CONTROL ESTRATÉGICO 100
Desarrollo de talento humano 100
Estilo de Dirección 100
Planes y programas 100 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 100
Modelo de operación por procesos 100
Estructura organizacional 100
Contexto estratégico 100 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 100
Identificación de riesgos 100
Análisis de riesgos 100
Valoración de riesgos 100
Politicas de administración de riesgos 100
Políticas de Operación 100 ACTIVIDADES DE CONTROL 100 CONTROL DE GESTIÓN 100
Procedimientos 100
Controles 100
Indicadores 100
Manual de procedimientos 100
Información Primaria 100 INFORMACIÓN 100
Información Secundaria 100
Sistemas de Información 100
Comunicación Organizacional 100 COMUNICACIÓN PÚBLICA 100
Comunicación informativa 100
Medios de comunicación 100
Autoevaluación del control 100 AUTOEVALUACIÓN 100 CONTROL DE EVALUACIÓN 100
Autoevaluación de gestión 100
Evaluación independiente al Sistema de Control Interno 100 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 100
Auditoría Interna 100
Planes de Mejoramiento Institucional 100 PLANES DE MEJORAMIENTO 100
Planes de mejoramiento por Procesos 100
Plan de Mejoramiento Individual 100
En concordancia a lo anterior se establece que la empresa dio cumplimiento en su totalidad en la implementación de los Subsistemas, con sus Componentes y Elementos del MECI.
• Elementos que componen el MECI
Se socializa el Código de Ética para los funcionarios de la Empresa de servicios públicos mediante acta de Comité de Coordinación de Control Interno.
Con las Resoluciones 039 de 2008 se adopta el plan de incentivos, 040 de 2008 se adopta el Manual de Inducción, Re inducción, 041 de 2008 se adopta el Plan de Bienestar social.
• Mapa de riesgos
Con la Resolución 047 de 2009 se establece la política general de la administración de riesgos y se adopta el mapa de riesgos de la Empresa donde se define el tipo de riesgo, objetivos, componentes, identificación de riesgo en el contexto estratégico, e institucional, análisis del riesgo, matriz de calificación evaluación y respuesta a los riesgos, valoración.
• Manual de Procesos y Procedimientos
Referente al Manual de Procesos y Procedimientos, estos fueron adoptados con la Resolución 042 del 31 de diciembre del 2009.
De acuerdo con el Mapa de Procesos establecido, se observa que la Empresa cuenta con procesos Estratégicos; Misionales; de Apoyo y Evaluación, así mismo cada proceso cuenta con sus procedimientos debidamente estructurados.
Además de lo anterior, La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP, cuenta con las siguiente estructura :
ACUERDO N° 08, (ENERO 2 DE 2002),“POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Y LA PLANTA DE PERSONAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO ESP.”.
RESOLUCION ESP No. 030 DE 2004, (DICIEMBRE 31) POR LA CUAL SE CREA EL COMITÉ DE ARCHIVO GENERAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCION ESP No. 005 DE 2005, (ENERO 05), POR LA CUAL DE ADOPTA EL MAPA DE RIESGOS Y EL CÓDIGO DE ÉTICA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO (CUND “E.S.P.M.P. E.S.P.”
RESOLUCION ESP No. 030 DE 2007, (DICIEMBRE 31) POR MEDIO DE LA CUAL SE APLICAN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCION 040 DE 2008, (31 DE DICIEMBRE), POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO SA ESP
RESOLUCIÓN No. 041 DE 2008, (31 DE DICIEMBRE DE 2008), “POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO CUNDINAMARCA”
RESOLUCIÓN ESP No. 016 DE 2009, (MARZO 28), POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA EL CÓDIGO DE ÉTICA Y VALORES, SEGÚN RESOLUCION 005 DE ENERO 5 DE 2005, PARA LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO S.A. ESP
RESOLUCION ESP No. 037 DE 2009, (DICIEMBRE 31) POR LA CUAL SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCION ESP No. 038 DE 2009, (DICIEMBRE 31) POR LA CUAL SE CREA EL COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO
RESOLUCIÓN N. 41, (31 DE DICIEMBRE DE 2.009), “POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROPUESTO POR LA COMISIÓN NACIONAL DE SERVICIO CIVIL”.
RESOLUCIÓN 43 DE 2009, (DICIEMBRE 31 DE 2009), “POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE INDICADORES DE GESTIÓN DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS ESP PACHO CUNDINAMARCA
RESOLUCION N 44 DE.2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), POR MEDIO DEL CUAL SE SE ESTABLECEN LAS POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN PÚBLICA PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO SA ESP.
RESOLUCIÓN ESP No. 45 DE 2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), “POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS MECANISMOS DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN PRIMARIA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP.
RESOLUCIÓN ESP No. 46 DE 2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS MECANISMOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP
RESOLUCIÓN N. 048, (31 DE DICIEMBRE DE 2.009), POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DIRIGIDO A LOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO, SA ESP
RESOLUCIÓN ESP No. 049 DE 2009, (31 DE DICIEMBRE DE 2009), MEDIANTE LA CUAL SE ADOPTA EL NORMOGRAMA PARA LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE PACHO (CUNDINAMARCA) “E.S.P.M.P. E.S.P”
Recomendaciones
-Ejercer vigilancia de la gestión adelantada por cada uno de los responsables de los procesos, conforme a las leyes constitucionales y a los lineamientos políticas establecidas.
-Velar para que las recomendaciones en los Planes de Mejoramiento se tengan en cuenta y se implementen oportunamente.
-Continuar con la Política de Riesgos, para mitigar los riesgos a los Procesos establecidos, con el monitoreo permanentemente, implementando acciones preventivas y correctivas para la mitigación, a través de las auditorías internas que se establezcan por cada proceso y seguimiento a los procedimientos.
-La socialización del Modelo Estándar de Control Interno MECI, debe ser continua y veraz, a fin de lograr un verdadero autocontrol y mejoramiento por parte de los funcionarios de la Empresa, para la consecución de los objetivos institucionales, haciendo énfasis en cada uno de los elementos, para lograr la articulación de todos los procesos.
-Incrementar capacitaciones para crear sentido de pertenencia y buen desempeño para controlar cada una de las actividades que realizan.
-Se requiere personal de apoyo para la mayoría de los procesos, con el fin de mitigar los riesgos
-Se recomienda el fortalecimiento de los servidores públicos en el tema de Control interno
-Se requiere personal de apoyo en Control Interno, a fin de lograr efectuar mas auditorías a los procesos.
Miryam Consuelo Niño Castañeda
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